Ürün Belgelendirme Yazılımı Nasıl Çalışır? Teknik Dosyadan Sertifikaya

Ürün belgelendirme yazılımı ne yapar?

Ürün belgelendirme yazılımı; başvuruyu, ürün ailesi ve varyantlarını, uygulanabilir programı, teknik dosyayı, deney-muayene-denetim görevlerini, bulguları, gözden geçirme ve kararı, sertifika kapsamını, gözetimi ve ürün değişikliklerini tek izlenebilir dosyada yönetir.

Amaç, bir sertifika PDF’sini daha hızlı üretmek değildir. Asıl amaç; hangi ürünün hangi teknik gereklere göre, hangi numune ve kanıtlarla değerlendirildiğini, kararın hangi dosya sürümüne dayandığını ve daha sonra yapılan değişikliğin sertifika kapsamını etkileyip etkilemediğini gösterebilmektir. Yazılım bu kanıt zincirini düzenler; uygunluk değerlendirme kuruluşunun yetkinliğini, program sahibinin kurallarını, üreticinin yükümlülüklerini veya yetkili kararını üstlenmez.

ISO/IEC 17065 ve ISO/IEC 17067 neyi belirler?

ISO/IEC 17065 ürün, proses ve hizmet belgelendirmesi yapan kuruluşların şartlarını; ISO/IEC 17067 ise ürün belgelendirme programlarının anlaşılması, geliştirilmesi ve işletilmesi için temel rehberi sunar.

11 Temmuz 2026 tarihli ISO durum sayfasına göre ISO/IEC 17065:2012 hâlen yayımlanmış sürümdür; 2024’te gözden geçirilip teyit edilmiştir ve ISO/IEC FDIS 17065 tarafından önümüzdeki aylarda değiştirilmesi beklenmektedir. ISO/IEC 17067:2013 de hâlen yayımlanmış sürümdür; ikinci baskı için ISO/IEC FDIS 17067 geliştirme aşamasındadır. Bu geçiş görünümü, yazılımın standardı yalnız ad olarak değil baskı, program sürümü ve yürürlük tarihiyle yönetmesi gerektiğini gösterir. [1] [2]

TÜRKAK, ürün belgelendirme kuruluşu akreditasyonunu TS EN ISO/IEC 17065, uygulanabilir EA/IAF zorunlu dokümanları ve rehberleri çerçevesinde ele alır. Ürün veya programın gerektirdiği faaliyete göre deney için ISO/IEC 17025, muayene için ISO/IEC 17020 ve yönetim sistemi tetkiki için ISO/IEC 17021-1’in uygulanabilir şartları da gündeme gelebilir. Dolayısıyla ürün belgelendirme yazılımı yalnız belge modülü değil; farklı değerlendirme kaynaklarını aynı karar dosyasında ilişkilendiren bir orkestrasyon katmanıdır. [3]

Teknik dosyadan sertifikaya dijital akış hangi adımlardan oluşur?

Akış; başvuru ve program seçimi, ürün kimliği, teknik dosya, değerlendirme görevleri, uygunsuzluk kapanışı, gözden geçirme, karar, sertifika ve gözetim/değişiklik takibinden oluşur.

Başvuruda önce ürün mü, program mı tanımlanır?

Ürün kimliği ve amaçlanan kullanım netleştirilir; ardından uygulanabilir teknik düzenleme, normatif doküman ve belgelendirme programı yetkili incelemeyle eşleştirilir.

“Elektrikli cihaz”, “makine” veya “yapı ürünü” gibi geniş adlar tek başına yeterli değildir. Ticari ad, model, varyant, teknik özellik, amaçlanan kullanım, kullanıcı grubu, üretim yeri, hedef pazar ve varsa mevcut sertifika/raporlar yapılandırılmış alanlarda tutulmalıdır. Aynı ürünün farklı gerilim, malzeme, yazılım sürümü veya kritik bileşen seçeneği farklı değerlendirme gerektirebilir.

Program seçimi bir açılır listeden rastgele yapılmamalıdır. Program sahibi, normatif doküman, sertifikasyon şeması, gereken değerlendirme faaliyetleri, gözetim yaklaşımı, işaret kullanımı ve kuruluşun yetki kapsamı birlikte incelenmelidir. ISO/IEC 17067, programların anlaşılması ve işletilmesi için çerçeve verir; ancak belirli ürüne hangi mevzuat veya modülün uygulanacağını tek başına belirlemez. [2]

Teknik dosya klasörü nasıl izlenebilir bir veri modeline dönüşür?

Her dosya; ürün/model, gereklilik, sürüm, yayınlayan, tarih, değerlendirme durumu ve ilgili deney/muayene/karar kaydıyla ilişkilendirilmelidir.

Teknik dosyada bulunabilecek içerik ürüne ve uygulanabilir kurala göre değişir. Ürün açıklaması, tasarım/imalat çizimleri, kritik parça veya malzeme listesi, risk analizi, uygulanan standartlar, deney raporları, muayene kayıtları, kullanım talimatı, etiket/işaret tasarımı ve üretim kontrol bilgileri sık karşılaşılan örneklerdir. Yazılım bu listeyi evrensel ve değişmez bir mevzuat kontrol listesi gibi sunmamalı; seçilen program ve teknik düzenlemeye göre sürümlendirmelidir.

AB’nin 768/2008/EC sayılı Kararı, üreticinin gerekli teknik dokümantasyonu hazırlamasını ve uygulanabilir uygunluk değerlendirme prosedürünü yürütmesini veya yürüttürmesini; teknik dokümanın ürünün ilgili şartlara uygunluğunun değerlendirilmesini sağlayacak kapsamda olmasını öngören ortak çerçeveyi içerir. Çizimler, açıklamalar, uygulanan standartlar ve risk değerlendirmesi gibi unsurlar modül metinlerinde örneklenir. Bu kaynak, her ürün için aynı teknik dosyanın yeterli olduğunu söylemez; sektör mevzuatı ve modül asıl belirleyicidir. [4]

Numune, deney ve muayene kayıtları nasıl bağlanır?

Her değerlendirme sonucu, doğru ürün ve numune kimliğine, kullanılan yönteme, laboratuvar veya muayene kaynağına ve raporun değişmez sürümüne bağlanmalıdır.

Numune kabulünde seri/lot, model, varyant, miktar, fotoğraf, mühür veya teslim bilgisi ve saklama durumu izlenmelidir. Deney veya muayene dış sağlayıcıya veriliyorsa görevlendirme, kapsam, rapor, revizyon ve kuruluşun değerlendirmesi aynı dosyada kalmalıdır. Bir raporun sisteme yüklenmiş olması, otomatik olarak kabul edildiği anlamına gelmez; ürün kimliği, yöntem, kapsam, sonuç ve yetki bakımından gözden geçirilmelidir.

Değerlendirme programında üretim yeri denetimi varsa plan, ekip, saha, proses, kanıt ve bulgular ürün dosyasına bağlanır. Yönetim sistemi tetkiki, ürün deneyi ve ürün muayenesi birbirinden farklı faaliyetlerdir; yazılım hepsini “denetim raporu” adı altında birleştirip yöntem ve yetkinlik ayrımını kaybetmemelidir. TÜRKAK’ın ürün belgelendirme açıklaması, programa göre ISO/IEC 17025, ISO/IEC 17020 veya ISO/IEC 17021-1’in uygulanabilir şartlarının gündeme gelebileceğini bu açıdan önemle gösterir. [3]

Uygunsuzluk kapanınca sertifika otomatik yayımlanabilir mi?

Hayır. Uygunsuzluğun ele alınması, değerlendirme dosyasının tamamlanması ve yetkili gözden geçirme/karar adımı birbirinden ayrılmalı; yazılım yalnız kontrol ve kanıt akışını desteklemelidir.

Bir uygunsuzluk kaydında ilgili şart, kanıt, kapsam, sorumlu, düzeltme, kök neden/düzeltici faaliyet gereksinimi, sunulan belge ve doğrulama sonucu görünmelidir. Başvuranın yeni dosya yüklemesi kaydı kendiliğinden kapatmamalıdır. Değerlendiren kişi kanıtın yeterliliğini kaydeder; dosyada açık veya koşullu konu varsa karar yetkilisine doğru durumla ulaşır.

Karar ekranı sonuçları özetleyebilir, çelişkileri gösterebilir ve eksik zorunlu alanı engelleyebilir. Bununla birlikte sertifika verme, kapsamı daraltma, ek değerlendirme isteme, askı veya geri çekme gibi kararlar, program ve kuruluş prosedürüne göre yetkili kişilerce gerekçesiyle kaydedilmelidir. Sonradan bir deney raporu değişirse eski karar sessizce yeni rapora bağlanmamalı; etki incelemesi açılmalıdır.

Sertifika kapsamı ve işaret kullanımı nasıl kontrol edilir?

Sertifika; kararda onaylanan ürün, model, normatif doküman, program, üretim yeri ve koşullarla bire bir eşleşmeli; işaret kullanımı yalnız gerçek yetkiye göre yönetilmelidir.

Sertifika numarası, ilk yayın, geçerlilik, revizyon, ürün tanımı, modeller, standart/program sürümü, üretici ve üretim yeri gibi alanlar yapılandırılmış kayıttan üretilmelidir. Onay sonrası düzeltme yeni sertifika sürümü açmalı; önceki PDF ve doğrulama kaydı korunmalıdır. Müşteri paneli yalnız güncel belgeyi öne çıkarırken iç kullanıcı değişiklik geçmişini görebilmelidir.

Yazılım, logo veya uygunluk işareti kütüphanesini serbest tasarım alanına dönüştürmemelidir. CE işareti, akreditasyon markası, program işareti ve belgelendirme kuruluşu logosu farklı hukuki ve sözleşmesel kurallara tabidir. Yetki, kapsam, grafik kural ve kullanım onayı doğrulanmadan belgeye işaret eklenmemelidir. “Sistem sertifikayı üretti” ifadesi, ürünün mevzuata uygunluğunu veya kuruluşun akredite yetkisini tek başına kanıtlamaz.

Ürün belgelendirmesi ile CE ve teknik düzenleme aynı süreç midir?

Hayır. Uygulanabilir teknik düzenleme hangi uygunluk değerlendirme yolunun izleneceğini belirler; bazı yollar üçüncü tarafı içerirken bazıları üreticinin kendi sorumluluğundaki modüllere dayanabilir.

Avrupa Komisyonunun 2022 Mavi Rehberi, AB ürün kurallarının uygulanmasını açıklayan kapsamlı bir rehberdir; rehberin kendisi bağlayıcı mevzuat metni değildir ve asıl hukuki güç ilgili Birlik uyum mevzuatındadır. Ekonomik işletmeci rolleri, teknik dokümantasyon, uygunluk değerlendirme kuruluşları, akreditasyon, piyasa gözetimi ve CE işaretine ilişkin sınırları birlikte ele alır. Bu nedenle yazılımda ürünün hedef pazarı ve uygulanabilir mevzuat kaydı, genel “CE belgelendirme” ürününden daha doğru başlangıçtır. [5]

Türkiye’de 7223 sayılı Ürün Güvenliği ve Teknik Düzenlemeler Kanunu çerçevesinde ürünlerin uygulanabilir teknik düzenlemeye uygun olması gerekir; Ticaret Bakanlığının resmî SSS sayfası, uygunsuzluk giderilmeden ürünün piyasaya arz edilemeyeceğini, piyasada bulundurulamayacağını veya hizmete sunulamayacağını belirtir. Uygunluk Değerlendirme Yöntemleri Yönetmeliği ise bir ürün için hangi modül veya modüllerin izleneceğinin ilgili teknik düzenlemede belirtileceğini açıklar. Yazılım mevzuatı seçmeye yardımcı bir kural kütüphanesi sunabilir; son seçimi güncel resmî metin ve yetkili değerlendirme belirlemelidir. [6] [7]

Ürün değişikliği ve gözetim neden aynı dosyada izlenmeli?

Çünkü malzeme, bileşen, üretim yeri, tasarım veya yazılım değişikliği önceki kanıtların ve sertifika kapsamının geçerliliğini etkileyebilir.

Başvuran kuruluş değişiklik bildirdiğinde sistem eski ve yeni ürün yapısını karşılaştırmalı; etkilenen çizim, risk, test, muayene, üretim ve sertifika kayıtlarını işaretlemelidir. Değişiklik “küçük” seçeneğiyle otomatik kapatılamaz. Yetkili kişi yeniden deney, ek doküman, üretim yeri incelemesi veya sertifika revizyonu gerekip gerekmediğini karar kaydıyla belirlemelidir.

Gözetim programı varsa tarih, faaliyet, numune, piyasa veya üretim yeri kayıtları program kuralıyla planlanır. Gecikme, sonuç veya uygunsuzluk sertifika durumuyla ilişkilendirilir. Şikâyet ve itirazlar da ayrı yetki ve gizlilik akışıyla yönetilir; müşteri hizmetleri notu olarak kaybolmamalıdır. Program değiştiğinde açık dosyaların hangi sürümde tamamlanacağı yazılı geçiş kuralına göre belirlenmelidir.

Sağlam ürün belgelendirme veri modeli hangi kayıtları ayırır?

Ürün, model, varyant, teknik gereklilik, kanıt, numune, değerlendirme, bulgu, karar ve sertifika ayrı nesneler olmalı; ilişkileri sürüm ve tarih bilgisiyle kurulmalıdır.

• Ürün ailesi: Ana model, varyant ve kritik bileşen ilişkisi.
• Gereklilik matrisi: Teknik düzenleme, standart/program maddesi ve kanıt durumu.
• Doküman sürümü: Dosyanın yayınlayan, tarih, ürün kapsamı ve önceki sürüm bağı.
• Numune zinciri: Kabul, kimlik, saklama, sevk, deney/muayene ve iade/imha kaydı.
• Dış değerlendirme: Görevlendirilen kuruluş, kapsam, rapor ve teknik inceleme sonucu.
• Karar bağı: Kararın kullandığı değerlendirme ve dosya sürümleri.
• Sertifika çevrimi: Yayın, revizyon, askı, geri çekme, geçerlilik ve doğrulama durumu.
• Değişiklik etkisi: Değişen unsur, etkilenen kanıt, gereken faaliyet ve karar.

Bu ayrım, aynı test raporunun hangi varyantlar için kullanıldığını veya bir bileşen değiştiğinde hangi sertifikaların gözden geçirilmesi gerektiğini sorgulanabilir hale getirir. Yalnız klasör ağacına dayalı sistemde bu ilişkiler dosya adlarına ve kullanıcı hafızasına bırakılır.

Ürün belgelendirme yazılımına geçiş nasıl planlanır?

Önce bir programın gerçek teknik dosya ve karar akışı modellenir; ardından ürün ailesi, dış değerlendirme, sertifika ve değişiklik senaryolarıyla pilot doğrulanır.

1. Program ve doküman envanteri çıkarın

Başvuru formu, gereklilik listesi, numune formu, deney/muayene kayıtları, denetim raporu, bulgu, karar, sertifika, işaret kullanım kuralı ve gözetim planını toplayın. Her belgenin kaynağını ve onaylayan rolü belirleyin.

2. Tek ürün ailesiyle kanıt ağacını kurun

Ana model ve en az iki varyant seçin. Ortak teknik dokümanları ve modele özgü kanıtları ayırın. Bir kritik bileşen değişikliğinin hangi raporları etkilediğini pilotta izleyin.

3. Dış laboratuvar/muayene akışını test edin

Görevlendirme, numune sevki, rapor kabulü, revizyon ve teknik inceleme adımlarını gerçek hata senaryolarıyla deneyin. Yanlış modele ait rapor veya eksik kapsam sistem tarafından görünür olmalıdır.

4. Karar ve sertifika revizyonunu doğrulayın

Yetkili karar rolü, eksik dosya engeli, kapsam seçimi, sertifika sürümü ve eski belgenin doğrulama durumunu birlikte test edin. PDF üretmek, karar kontrolünün tamamlandığını varsaymamalıdır.

En sık yapılan ürün belgelendirme yazılımı hataları nelerdir?

En büyük hatalar; CE ile sertifikayı eş anlamlı görmek, varyantları tek ürün altında eritmek ve dosya yüklendiğinde kanıtı otomatik kabul etmektir.

• Programı sabitlemek: Her ürün ve pazar için aynı gereklilik listesini kullanmak.
• Dosya adına güvenmek: Ürün, sürüm ve gereklilik bağlantısını yalnız dosya adına bırakmak.
• Numune izini kaybetmek: Test sonucunu doğru seri/lot ve varyantla ilişkilendirmemek.
• Dış raporu otomatik onaylamak: Kapsam, yöntem ve ürün eşleşmesini teknik incelemeden geçirmemek.
• Kararı PDF üretimine bağlamak: Belge oluşturulmasını yetkili karar yerine kullanmak.
• İşaretleri serbest kullanmak: Yetki ve grafik kurallarını doğrulamadan CE veya akreditasyon/program işareti eklemek.
• Değişikliği not olarak tutmak: Ürün revizyonunun kanıt ve sertifika etkisini değerlendirmemek.

Vizyon Cert ürün belgelendirme sürecini nasıl destekler?

Vizyon Cert; başvuru, ürün ailesi, teknik dosya, değerlendirme görevleri, bulgu, karar, sertifika ve gözetim kayıtlarını kuruluşun program ve yetki yapısına göre tek operasyon dosyasında birleştirebilir.

Vizyon Cert çözüm sayfasında belgelendirme operasyonunun modüler yapısını inceleyebilirsiniz. Belgelendirme yazılımı hizmeti kapsamında mevcut program, form, karar ve entegrasyonlar analiz edilerek uygun veri modeli tasarlanır. Yazılımın kurulması, kuruluşun otomatik olarak ISO/IEC 17065’e uygun veya akredite olduğu anlamına gelmez; süreç ve uygulama yetkili değerlendirmelerle doğrulanmalıdır.

Demo için anonim bir ürün ailesi, iki varyant, bir test raporu, bir uygunsuzluk, bir bileşen değişikliği ve sertifika revizyonu hazırlamak en gerçekçi sonucu verir. VizyonTech ile süreç analizi bu örnekler üzerinden teknik dosyadan karara uçtan uca yapılabilir.

Sık sorulan sorular